Работа с многостраничным документом в MS Word
УЧЕБНЫЕ ВОПРОСЫ:
1. Оформление документа с помощью стилей.
2. Создание оглавления.
3. Работа с указателями.
1. Оформление документа с помощью стилей
Стили – это наборы характеристик, определяющих внешний вид и форматирование текста, к которому они применяются.
Стилем называется набор параметров форматирования, который применяют к тексту документа, чтобы быстро изменить его внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу атрибутов форматирования. С их помощью можно, например, оформить название отчета, выделив его в тексте. Вместо форматирования названия в три приема, когда сначала задается размер 16 пунктов, затем шрифт Arial и, наконец, выравнивание по центру, то же самое можно сделать одновременно, применив стиль заголовка.
Помимо экономии усилий, необходимых для форматирования и определения атрибутов текста, стили упрощают одновременное изменение всего текста, которому назначен определенный код.
При запуске MS Word новый, пустой документ создается на основе шаблона Normal.dot, а для оформления набираемого текста используется стиль «Обычный». Таким образом, когда начинается ввод текста, автоматически используются шрифт, размер шрифта, междустрочный интервал, выравнивание текста и другие параметры форматирования, определенные в стиле «Обычный». Этот стиль является базовым стилем шаблона Normal.dot. Он служит основой других стилей этого шаблона.
Помимо стиля «Обычный», шаблон Normal.dot содержит большое число других стилей. Некоторые основные стили представлены в списке Стиль на панели инструментов Форматирование (рис. 12.1).
Рис. 12.1. Список "Стили"
Существует два типа стилей – стиль абзаца и стиль знака.
Стиль абзаца полностью определяет внешний вид абзаца, то есть выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы, а также может включать форматирование символов.
Стиль знака (символа) задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание. Знаки текста в абзаце могут быть оформлены собственным стилем независимо от того, применен ли какой-либо стиль абзаца к этому абзацу в целом.
Если к абзацам планируется применять конкретную комбинацию атрибутов, а к отдельным словам или фразам – специальное форматирование, которые не отображены в существующих стилях, полезным будет сохранить эти атрибуты в новом стиле абзаца или создать символьный стиль.
Самый простой способ определить стиль абзаца – взять в качестве основы нового стиля некоторый раздел текста, отформатировать и выделить его. Затем в поле со списком Стиль ввести имя нового стиля (рис. 12.2). Нажать клавишу Enter. Если такое имя уже существует, появится предупреждающее сообщение. Новый стиль становится доступен в текущем документе и будет сохранен в шаблоне Normal.dot.
Рис. 12.2. Окно "Стили и форматирование"
Дополнительные характеристики форматирования для стилей абзаца можно установить, выбрав в меню Формат команду Стили и форматирование. При этом откроется основное окно диалога Стили и форматирование, в котором можно работать с имеющимися стилями или определить новый стиль с самого начала.
В разделе Форматирование окна диалога представлены все стили, которые могут быть доступны в данном сеансе MS Word. Для выбора перечисленных групп стилей, которые следует включить в список Стили, имеется вкладка Показать.
Окна Абзац и Знаки предназначены для предварительного просмотра форматирования соответственно стиля абзаца и символьного стиля. Ниже этих окон в разделе Описание выводится текстовое описание атрибутов выбранного стиля.
Чтобы дополнить форматирование имеющегося стиля, нужно выбрать его в списке Стили и нажать на кнопку со стрелкой. В открывшемся меню выбрать команду Изменить... (рис. 12.3).
Рис. 12.3. Изменение форматирования стиля
Для создания нового стиля нужно нажать Создать стиль (рис. 12.2). Откроется дополнительное окно диалога, в котором можно ввести имя стиля, выбрать стиль, на базе которого создается новый стиль; указать, символьный это стиль или стиль абзаца. Кнопка Формат открывает меню для установки практически всех доступных параметров форматирования абзацев и символов (рис. 12.4).
Шрифт – изменяет размер и внешний вид текста стиля.
Абзац – определяет выравнивание текста, межстрочный интервал и информацию о концах строк и страниц для стилей абзацев.
Табуляция – позволяет определить позиции табуляции для выбранного стиля абзаца.
Граница – определяет специальные границы или затенение. Это свойство лучше работает для стилей абзацев, чем для стилей символов.
Язык – обеспечивает проверку орфографии и грамматики MS Word.
Рамка – превращает стиль в рамку, вокруг которой может выравниваться текст.
Нумерация – определяет, как должны отображаться пронумерованные и маркированные списки.
Рис. 12.4. Параметры форматирования стиля
Быстро изменить весь текст, форматированный некоторым стилем, можно, переопределив этот стиль. Следует помнить, что при изменении элементов форматирования основного стиля все стили в данном документе, которые происходят из основного стиля, также изменяются.
Применить стиль к тексту можно несколькими способами. Самый простой из них – обратиться к списку стилей на панели Форматирование. Чтобы применить стиль абзаца, нужно щелкнуть абзац или выбрать группу абзацев, которые требуется изменить. Чтобы применить символьный стиль, нужно щелкнуть слово или выбрать требуемый текст. Далее нужно выбрать требуемый стиль в списке Стиль. Если же нужного стиля в списке нет, придется обратиться к окну диалога Стили и форматирование. Здесь нужно в списке Стили выбрать стиль, который требуется применить. Если искомого стиля в списке нет, можно поискать его в другой группе стилей в Списке.
Можно назначить клавиши быстрого доступа, чтобы стили можно было применять, не используя список Стиль или через пункт меню Формат.
Некоторые клавиши быстрого доступа назначены заранее. Для удобства стиль Обычный вызывается комбинацией клавишей Ctrl + Shift + N.
Чтобы назначить стилю клавишу быстрого доступа, необходимо:
Открыть пункт меню Формат, выбрать команду Стили и форматирование.
Выбрать стиль в окне Стили.
Открыть окно Изменение стиля.
Нажать кнопку Формат и выбрать команду Сочетание клавиш, чтобы отобразить диалоговое окно Настройка клавиатуры (рис. 12.5).
Щелкнуть внутри текстового окна Новое сочетание клавиш, а затем нажать клавиши, которые должны использоваться в качестве клавиш быстрого доступа. Например, Alt+N.
Нажать кнопку Назначить, чтобы закрыть диалоговое окно Настройка клавиатуры.
Затем несколько раз щелкнуть по кнопке ОК, чтобы закрыть все окна, связанные с изменением стиля.
Рис. 12.5. Настройка клавиатуры
Удаление стилей
Чтобы не загромождать шаблоны и документы, не используемые более стили рекомендуется удалять. Для этого надо:
Открыть окно диалога Стиль: в меню Формат выбрать команду Стили и форматирование.
В списке Стили, щелкнуть стиль, который требуется удалить и нажать на стрелку, выбрать команду Удалить (рис. 12.3).
Если удален пользовательский стиль абзаца, ко всем абзацам, которые были форматированы этим стилем, Word применяет стиль Обычный и удаляет определение стиля из шаблона.
Формат по образцу
Можно копировать стили в документе без использования окна диалога Стили и форматирование. Для этого необходимо выполнить одно из следующих действий:
Чтобы скопировать форматирование абзаца, включая знак абзаца, выделить абзац с нужным форматированием.
Для копирования форматирования символов выделить фрагмент текста, имеющий нужное форматирование.
На стандартной панели инструментов нажать
кнопку
Копировать формат
, а затем
выделите абзац или фрагмент текста, к которому следует применить выбранное
форматирование.
Чтобы перенести выделенное форматирование на
несколько фрагментов, дважды щелкнуть
кнопку
Копировать формат
. По
завершении работы нажать эту
кнопку еще раз или воспользоваться клавишей Esc.
Команда форматирование по образцу может быть выполнена при помощи сочетаний клавиш Ctrl+Shift+C (копирование формата) и Ctrl+Shift+V (применение формата).
Добавление кнопки Стиля к панелям инструментов
Кнопку к панелям инструментов можно добавить либо через вкладку Команды окна Настройка.
Чтобы создать кнопку, нужно:
Выбрать пункт меню Сервис команду Настройка.
В окне Настрока выбрать вкладку Команды.
В списке Категории просмотреть и выбрать категорию Стили (рис. 12. 6).
Рис. 12.6. Окно "Настройка"
Перенести мышью нужную кнопку из списка Команды на открытую панель инструментов или в меню.
Чтобы на кнопке изображался только значок, надо нажать на ней правую кнопку и в контекстном меню выбрать команду Основной стиль.
Чтобы добавить готовый рисунок на кнопку, надо нажать на ней правую кнопку и в контекстном меню выбрать команду Выбрать значок для кнопки.
Чтобы нарисовать значок на кнопке, надо нажать на ней правую кнопку и в контекстном меню выбрать команду Изменить значок для кнопки. При этом откроется окно Редактор кнопки, в котором можно нарисовать самому значок.
2. Создание оглавления
Оглавление – структура документа в виде списка, создаваемого из заголовков глав, разделов или подзаголовков документа. Оглавление может содержать до 9 уровней элементов, каждый из которых может быть по-разному форматирован. Разновидностью оглавления является список иллюстраций, таблиц либо иных объектов документа.
Общая цель при создании оглавления – связать стили заголовков в документе с элементами списка в оглавлении. Создание оглавления начинается с применения к заголовкам, которые следует включить в оглавление, встроенных стилей заголовков («Заголовок 1–9»), уровней структуры (1–9) или пользовательских стилей. Далее следует выбрать вид оглавления, после чего собрать его. MS Word находит все заголовки, оформленные указанными стилями, сортирует их по уровню заголовка, добавляет соответствующие номера страниц и отображает оглавление в документе.
При просмотре длинного документа оглавление может оказаться действительно незаменимым. Оно мгновенно сообщает, где найти нужную информацию.
Для создания оглавления нужно:
Указать позицию в документе, где требуется разместить оглавление.
В меню Вставка выбрать команду Ссылка подкоманду Оглавление и указатели и открыть вкладку Оглавление (рис. 12.7).
Рис. 12.7. Окно "Оглавление и указатели"
При выборе одного из доступных оформлений в списке Форматы в окне Образец печатного документа можно сразу видеть, как будет выглядеть стиль оглавления.
При создании оглавления можно указать стили, которыми в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление, в том числе пользовательские стили.
Выполнить предыдущую процедуру.
В окне диалога Оглавление и указатели нажать кнопку Параметры.
В окне Параметры оглавления (рис. 12.8) в столбце Доступные стили найти стиль, которым в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление.
Рис. 12.8. Окно "Параметры оглавления"
В расположенное справа от имени этого стиля поле раздела Уровень ввести уровень заголовка, который соответствует этому стилю (1-9).
Повторить шаги 3 и 4 для каждого стиля заголовка, включаемого в оглавление.
Нажать кнопку ОК.
Выбрать требуемый стиль оглавления в списке Форматы.
Если текст в документе не отмечен как подлежащий включению в оглавление, вместо оглавления в документе появится следующее сообщение об ошибке:
Ошибка! Элементы оглавления не найдены.
Перемещение по документу с помощью оглавления
Оглавление удобно использовать для быстрого перемещения по документу, при просмотре его на экране. Для перехода к любому заголовку в тексте документа достаточно щелкнуть соответствующий ему пункт или номер страницы в оглавлении. После первого щелчка появляется панель инструментов Структура, с помощью кнопок которой можно, вернуться к оглавлению (рис. 12.9).
Рис. 12.9. Панель инструментов для перемещения по документу
При последующем дополнении оглавления необходимо щелкнуть внутри оглавления, чтобы выделить его, а затем нажать клавишу F9.
Указатель (предметный указатель, алфавитный указатель, или индекс) - это список используемых в документе ключевых слов с указанием страниц, на которых эти слова упоминаются.
Доступ к параметрам предметного указателя осуществляется через вкладку Указатель окна диалога Оглавление и указатели (рис. 12.10).
Рис. 12.10. Окно "Оглавление и указатели" вкладка "Указатель"
Маркирование элементов указателя
Создание предметного указателя начинается с пометки в документе элементов, которые будут составлять индекс указателя. В указатель включаются слова, фразы, символы, ссылки на фрагменты текста, занимающие несколько страниц, а также перекрестные ссылки.
Для пометки элементов нужно на вкладке Указатель окна диалога Оглавление и указатели нажать кнопку Пометить, которая откроет окно Определение элемента указателя (рис. 12.11). Можно также просто ввести с клавиатуры комбинацию Alt+Shift+X.
Рис. 12.11. Определение элемента указателя
Если в момент открытия окна в тексте имеется выбранный элемент, он сразу будет занесен в окно. Окно Определение элемента указателя не закрывается, пока пользователь не определит все элементы указателя и явно не закроет окно.
Основной элемент указателя – код поля, отмечающий текст, подлежащий помещению в предметный указатель. При пометке текста как элемента указателя в документ добавляется поле типа {XE}, оформленное как скрытый текст.
Дополнительный элемент указателя – элемент указателя более низкого уровня, расположенный в указателе в числе других подобных элементов под общим заголовком.
Таким образом, чтобы создать основной элемент указателя, нужно ввести или изменить текст в поле Основной и нажать кнопку Пометить.
Чтобы пометить все вхождения указанного текста в документе, нужно нажать кнопку Пометить все. При этом будет помечено первое вхождение указанного текста (с учетом регистра литер) в каждом абзаце.
Для создания дополнительного элемента указателя нужно ввести текст в поле Дополнительный. Чтобы добавить элемент третьего уровня, в поле Дополнительный нужно ввести текст дополнительного элемента указателя и после двоеточия – текст элемента третьего уровня.
При пометке
дополнительного элемента рекомендуется текст в документе не выделять.
Допускается отдельное форматирование элемента указателя при пометке. Для этой
цели в разделе Формат номера страницы имеются флажки
Полужирный и Курсив. Все отмеченные элементы указателя вставляются
в виде полей {XE}. Чтобы поля
{XE} были видны на экране, нужно на панели инструментов нажать кнопку
Непечатаемые знаки
.
После нажатия кнопки ОК на вкладке Указатель в окне Оглавление и указатели документ будет просканирован, все помеченные элементы найдены и создан указатель, привязанный к указанной позиции документа.